El comportamiento correcto en las ferias B2B
En el sector B2B, las ferias presenciales son y seguirán siendo un importante canal de ventas, así como un factor fundamental en la generación de leads, a pesar de la digitalización y la oferta virtual. Para poder sacar el máximo partido de las ventajas que ofrecen las interacciones personales se necesita una buena preparación. Pero para definirla, hay que tener en cuenta, sobre todo, las particularidades del sector y del grupo objetivo que corresponda. Hay eventos en los que, por ejemplo, se espera un comportamiento conservador. Otros, en cambio, se desarrollan en un ambiente claramente relajado. No obstante, existen ciertas prácticas recomendables en todo tipo de ferias, tanto para los visitantes como para los responsables de los stands. En este sentido, no se trata únicamente de la presencia y del comportamiento durante las ferias, sino también del seguimiento posterior. A continuación se ofrecen una serie de recomendaciones de etiqueta para ferias comerciales que le ayudarán a exprimir al máximo este tipo de eventos B2B.
Preparación para visitantes y organizadores
Toda visita a una feria comercial debe empezar antes de acceder al propio recinto. La preparación varía según se trate de visitantes o del personal de un stand.
Planificación de la visita a la feria
Se aconseja que los visitantes programen algunas citas y conversaciones informativas en los stands que más les interesen durante la fase de planificación de su visita a la feria. Esto supone preparar el intercambio y, por ejemplo, pensar temas y preguntas de forma más específica. Para ello puede ser útil pedir consejos y sugerencias a otros compañeros. Otra cuestión importante es determinar el medio de transporte: tren, coche o avión; y reservar los billetes con tiempo, en caso necesario. Esto también se aplica a la reserva de habitaciones de hotel para estancias más largas, ya que, si se deja para más adelante, los precios pueden llegar a ser desorbitados. También hay que asegurarse de que se dispone de la ropa adecuada, tanto para las reuniones oficiales como, en su caso, para las actividades más informales.
Para expositores: planificación de la presencia en la feria
Al igual que ocurre cuando los visitantes planifican su visita a una feria, para los expositores, lo principal es dar con el evento y el tipo de presentación idóneos. Por lo tanto, es fundamental valorar bien en qué casos tiene sentido y merece la pena implicarse en la participación de un evento. Otras preguntas que cabe hacerse son las siguientes: ¿Cuál es el objetivo principal de la participación? ¿Buscamos promover la marca, captar nuevos clientes o presentar un nuevo producto? La presencia del expositor, así como el formato y su diseño, deben estar orientados a estas reflexiones, así como a las necesidades del grupo objetivo. Además del material y los costes asociados, también resulta conveniente considerar si hay suficiente personal capacitado para encargarse del stand. Es necesario también concretar algunas cuestiones técnicas en el propio recinto, como la electricidad y el agua o la conexión telefónica y de Internet.
La participación también debe anunciarse con antelación a la feria. Para ello, se puede recurrir a folletos, a la página web del expositor o a una landing page específica, así como a correos electrónicos y a los diversos canales de las redes sociales. En estas comunicaciones se debe indicar el programa (con horarios), así como otra información útil (aparcamiento, restaurantes cercanos, etc.) para los visitantes de la feria. También puede ser muy útil invitar personalmente a los contactos más importantes y a los clientes ideales.
Etiqueta para ferias: las normas de comportamiento más importantes
Tanto los visitantes de la feria como los expositores pueden lograr avances si actúan con amabilidad y objetividad. Ambas partes han de comportarse con respeto y con una actitud abierta. Deben acudir a las citas programadas y, en caso necesario, prepararlas individualmente. En las conversaciones, las preguntas, las sugerencias y las posibles críticas deben expresarse siempre de forma razonable y profesional. Además, hay que dejar que la otra persona termine su turno de palabra en todo momento. Y nunca se deben hacer promesas que no se puedan cumplir. Todos los participantes deben estar preparados, atentos y concentrados durante toda la feria. Esto también se aplica al comportamiento que se debe adoptar durante las actividades nocturnas de carácter más informal. Este tipo de actividades suelen ofrecer oportunidades de networking inesperadas. Ahora bien, es importante no relajarse demasiado, porque si alguien llega a su cita a la mañana siguiente con aspecto de haber trasnochado o de estar bajo los efectos del alcohol, no causará una buena impresión.
El personal encargado del stand no debe estar en grupito ni mostrarse aburrido. Bajo ningún concepto se deben tener las manos en los bolsillos ni se debe pasar mucho tiempo sentado. Por otra parte, tampoco se debe llamar la atención de los visitantes a voz en grito como si se estuviera en un mercado de abastos.
Cierre de acuerdos y captación de socios comerciales
Para lograr el éxito en una feria B2B es imprescindible contar con el personal idóneo y desplegarlo correctamente. Y esto es aplicable tanto para los visitantes como para los expositores. Por lo tanto, en ambas partes deben asignarse las responsabilidades y las tareas específicas debidamente. Así, todas las personas implicadas sabrán lo que tienen que hacer. En este sentido, independientemente de cómo se establezca un contacto y de cuál sea el objetivo, el intercambio debe producirse siempre de tú a tú y desde el respeto. También es necesario determinar cuánto tiempo deben durar las conversaciones y las negociaciones con los socios comerciales. Hay que prever cierto margen de tiempo por si una cita importante se prolonga por encima de la duración prevista. Asimismo, se debe procurar que el tiempo invertido sea directamente proporcional al resultado deseado.
Ambas partes deben tener a mano la información más importante y disponer de una versión digital para facilitar su envío. Esto incluye, por ejemplo, la información sobre los clientes o los productos. También puede venir muy bien llevar y repartir tarjetas de visita con los datos de contacto más importantes.
Seguimiento de la feria
El seguimiento posterior a la feria tiene tanta importancia como la feria en sí. Y es que solo así muchos de los encuentros pueden transformarse en contactos o incluso desembocar en acuerdos. Por lo tanto, debe dedicarse tiempo suficiente a esta tarea después de la feria. Asimismo, es imprescindible analizar la información (digital) sobre leads recopilada y ordenarla en función de las oportunidades potenciales. Esto también incluye ver y clasificar las tarjetas de visita. Los contactos particularmente prometedores deben priorizarse en función de su relevancia y, además, hay que acercarse a ellos (¡personalmente!) después de la feria. Tanto a ellos como a todas las demás partes con un interés real se les deben enviar ofertas, formularios o folletos apropiados. Siempre que sea posible, esto debe hacerse en las dos semanas siguientes a la finalización de la feria.
Cuanto más concretos hayan sido los objetivos marcados para el evento, más fácil será utilizarlos de referencia para medir el éxito final. Para ello es conveniente celebrar una reunión informativa con todas las partes interesadas que corresponda. ¿Qué objetivos se lograron y cuáles no? ¿Qué salió bien y dónde hay margen de mejora? Estas son algunas de las preguntas que deberían abordarse internamente unas cuatro semanas después de la feria. Así, también se pueden sacar conclusiones sobre el contenido, el formato y el procedimiento para el próximo evento.