Esto trae una gestión ágil de proyectos B2B

¿Qué es la gestión ágil de proyectos?

Desde el principio, hay un cronograma establecido y el resultado final está descrito detalladamente: esto es, a grandes rasgos, la gestión clásica de proyectos. Esto puede seguir funcionando en algunas empresas, pero en muchos casos este enfoque no es ni efectivo ni eficaz hoy en día.

¿Por qué es eso? Por un lado, porque la digitalización ha cambiado de forma disruptiva las reglas del juego en muchos ámbitos: numerosos procesos no solo se han vuelto más rápidos, sino también mucho más volátiles. Y por otro lado, porque las crisis más recientes han desbaratado planes que una vez fueron fiables y sacudido estructuras de eficacia probada. Esto se demuestra por la evolución de los precios de la energía, la escasez de materias primas y las numerosas rupturas de las cadenas de suministro.

Dados estos factores, las empresas deben adaptarse para responder a las nuevas condiciones de forma ágil y espontánea. Un medio para este fin es la gestión ágil de proyectos. Este es un proceso iterativo en el que un producto o proyecto se prueba y optimiza repetidamente en ciclos cortos durante el desarrollo.
 

Los cinco pilares de la gestión ágil de proyectos

En relación con la gestión de proyectos, la "agilidad" tiene cinco atributos esenciales que constituyen los componentes del método:
 

• Transparencia
• Enfoque al cliente
• Adaptabilidad
• Responsabilidad personal (liderazgo efectivo)
• Mejora continua

En otras palabras, la gestión ágil de proyectos significa llevar un proyecto a su madurez comercial en pequeños pasos continuos y reajustarlo constantemente, en lugar de ceñirse a un plan fijo hasta su finalización.

La siguiente descripción general muestra lo que esto significa con respecto a los atributos mencionados anteriormente.
 

1. Transparencia
 

Uno de los temas centrales de la gestión ágil de proyectos es la comprensión común del proceso entre todos los participantes. Esto requiere más transparencia en la forma en que los equipos trabajan y se comunican. En particular, cuando en un proyecto intervienen diferentes departamentos y varias partes interesadas externas.

En un entorno ágil, las personas comparten abiertamente el progreso de su trabajo mediante la integración de herramientas de información. Esto permite que todos comprendan qué están haciendo sus pares y cómo lo están haciendo, lo que a su vez permite compartir cómo las partes interesadas pueden hacerlo mejor.

Además, se anima a los miembros del equipo a compartir libremente sus ideas y desafíos sin tener que preocuparse por poner en peligro su estatus en el proyecto. De este modo, la gestión ágil del trabajo ayuda a reconocer los errores y a poder trabajar juntos en la solución.
 

2. Enfoque al cliente

El enfoque ágil de la gestión de proyectos pone un fuerte énfasis en garantizar que los requisitos del cliente se entiendan bien a través de una colaboración constante. El objetivo es ofrecer a la clientela no solo lo que ha pedido, sino lo que realmente necesita.

Por lo tanto, los ciclos de retroalimentación frecuentes en el ciclo de vida de ejecución ágil del proyecto sirven como puntos de control donde los clientes pueden ver cómo se ven sus deseos en la práctica Esto es importante porque el resultado no siempre se corresponde con la idea original de cómo resolver el problema, ya que las condiciones del mercado cambian sobre la marcha.

Al colaborar frecuentemente con los clientes, el enfoque ágil también tiene como objetivo aumentar la eficiencia de los proyectos al reducir el extenso trabajo posterior a la finalización. Como resultado, los proyectos ágiles reducen los niveles de producción y los costes de demora, lo que hace que el producto o servicio final sea más asequible para el cliente final.
 

3. Adaptabilidad

La gestión ágil de proyectos permite a los equipos responder mejor al cambio. Esto también requiere informes de estado más frecuentes al cliente final para que los equipos puedan obtener comentarios rápidos directamente del mercado.

Por lo tanto, el enfoque ágil se centra en un enfoque iterativo en el que los departamentos desglosan sus proyectos y los sincronizan continuamente con los clientes. Esto permite a los equipos captar cualquier cambio de requisitos en una fase temprana, adaptarse rápidamente a la nueva situación y evitar retrasos en la ejecución final del proyecto.
 

4. Responsabilidad individual

Por ejemplo, en la gestión de proyectos tradicional, todos los elementos de información pasan por un gestor de proyectos dedicado que asigna tareas a diferentes miembros del equipo. Es posible que parte de la información se pierda en el proceso. Por el contrario, los proyectos ágiles dejan gran parte del proceso de toma de decisiones a los miembros del equipo. Esto crea un entorno de responsabilidad compartida que motiva y capacita a los equipos para trabajar de manera más eficiente.

A su vez, el liderazgo se vuelve más eficaz porque la atención se centra en gestionar el trabajo y generar beneficios para la empresa. Por lo tanto, los líderes exitosos orientados a Agile establecen objetivos compartidos con los miembros de su equipo y ayudan a eliminar los obstáculos al optimizar el flujo de trabajo, proporcionar los recursos necesarios y fomentar el aprendizaje colaborativo.
 

5. Mejora continua

Una de las características más importantes de la gestión ágil de proyectos es que crea un entorno para la mejora continua. Los equipos participan regularmente en frecuentes ciclos de aprendizaje al margen del desarrollo del proyecto, en lugar de una gran sesión de "lecciones aprendidas" al final del proyecto.

Esto da como resultado optimizaciones significativas del proceso, aunque el proyecto aún esté en curso. Además, el trabajo se divide en pequeños entregables y se entrega continuamente a los clientes para su revisión y retroalimentación. Esto también contribuye al desarrollo continuo de un producto o servicio con el objetivo de que se adapte perfectamente al cliente objetivo.
 

Las desventajas de la gestión ágil de proyectos

Las ventajas de la gestión ágil de proyectos aquí descritas en detalle también se ven contrarrestadas por algunas desventajas que, sin embargo, no son perceptibles en todos los proyectos. Esto incluye
 

• documentación compleja
• aumento de los requisitos del proyecto
• gestión del tiempo desafiante
• viabilidad difícil en proyectos a largo plazo
• previsión de costes difícil de calcular
• gran esfuerzo de comunicación
   

Gestión ágil de proyectos en el sector B2B

La gestión clásica de proyectos puede seguir funcionando en el sector B2B. Sin embargo, solo tiene futuro en procesos muy claros y rígidos con pocas instancias. Sin embargo, la mayoría de los proyectos van cada vez más acompañados de varias partes interesadas con intereses a veces divergentes. A ello hay que añadir unas condiciones de mercado cada vez más cambiantes.

Para los gestores de proyectos B2B y los ejecutivos de compras, esto supone un nuevo aumento de la carga de trabajo. Está constantemente en contacto con los departamentos internos involucrados, así como con organismos externos y clientes. Resultado: intercambios frecuentes, coordinación lenta y negociaciones recurrentes sobre condiciones y precios.

Esto lleva a un cambio y adaptación constantes de los planes y requisitos. Estos y otros problemas de organización suponen una gran pérdida de tiempo y potencial para los directivos. La gestión ágil de proyectos distribuye sus responsabilidades y tareas entre los participantes en el proceso.

Sin embargo, esto requiere una nueva forma de pensar y trabajar en la empresa. Esto difícilmente puede lograrse de la noche a la mañana en el sector B2B, con unas estructuras a menudo establecidas desde hace tiempo (y probadas hasta ahora). Es mejor planificar estratégicamente la introducción de la gestión ágil de proyectos paso a paso.
 

1. Paso: Convencer
 

La implementación solo tendrá éxito si todos los involucrados están involucrados. Por tanto, primero hay que convencer a las fuerzas internas de la gestión ágil de proyectos. Esto a menudo da como resultado puntos importantes que se pueden coordinar con las partes interesadas externas en el curso posterior del proceso.
 

2. Paso: Crear la base
 

Si todas las partes interesadas están de acuerdo con el proyecto, deben establecerse las bases de la futura cooperación. Tiene sentido gestionar todo el proceso mediante un programa informático accesible a todos los involucrados. Además, actúa como plataforma a través de la cual tiene lugar toda la comunicación, se distribuyen todas las tareas y se registran los progresos. Esto lo convierte en el eje para la gestión ágil de proyectos.
 

3. Paso: Implementación
 

La divulgación debe comenzar con un proyecto relativamente sencillo. Esto permite probar los procesos más importantes a pequeña escala e identificar las debilidades básicas. Si la puesta en marcha ha tenido éxito, podrán emprenderse proyectos más ambiciosos.
 

4. Paso: Optimización

La gestión ágil de proyectos es en sí misma un proceso ágil. Por lo tanto, no solo es importante adaptar continuamente las tareas individuales en el proceso de desarrollo, sino también el método que las sustenta. Se deben realizar reuniones con partes interesadas internas y externas con el fin de intercambiar experiencias. Esto permite analizar los problemas y optimizar los procesos.